Классификация бланков документов
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:
— расположению реквизитов;
— по автору документа;
— виду документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:
— угловой;
— продольный.
При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "наименование организации", "вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле. Реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Фирменные бланки могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус. При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями. Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.
Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.
Бланк конкретного вида документа, (кроме письма, для них существуют специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
— государственный герб Российской Федерации (01), герб субъекта Российской Федерации (02), или эмблему организации (товарный знак (03));
— наименование организации (08);
— наименование вида документа (10);
— место составления или издания документа (14), а также ограничительные отметки для реквизитов:
— дата составления документа (11);
— регистрационный номер документа (12).
При необходимости, могут быть размещены ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
— заголовок к тексту (18);
— отметка о контроле (19).
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка конкретного вида документа (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка конкретного вида документа (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
Бланк конкретного вида документа может изготавливаться в нескольких видах:
—бланк для организации (на бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо);
— бланк структурного подразделения;
— бланк должностного лица (разрабатывается, если должностное лицо имеет право подписи).
Фирменные бланки в зависимости от предназначения делятся на три вида:
— общий бланк (бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, кроме писем);
— бланк письма (предназначен для ведения внешней переписки компании);
— бланк конкретного вида документа (приказ, протокол, акт, справка и т.д., кроме письма).
Таким образом, каждый бланк сочетает в себе три признака классификации. При изготовлении фирменного бланка необходимо определить:
— какие документы будут создаваться на этом бланке;
— от чьего имени составляется на этом бланке;
— как будут располагаться реквизиты на бланке.
Дизайнеру следует учитывать, что изготовление бланка проводится предприятием самостоятельно. Способ нанесения информации на бумагу не ГОСТом не оговаривается. Бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.
Исключением являются бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
При проектировании фирменного бланка необходимо учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003: бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.
Проектирование фирменных бланков связано не только с выполнением требований ГОСТа. Существует и специфика их проектирования, связанная с их предназначением. Бланк – прежде всего объект функциональный, не требующий излишних украшений. Одна из наиболее распространенных ошибок связана с тем, что бланк рассматривают как самостоятельное произведение искусства. Он начинает обрастать декоративными элементами, фоновыми изображениями, что негативно сказывается на его функциональном предназначении. Начинающему дизайнеру трудно оценить композиционные плюсы и минусы дизайна фирменного бланка. Это связано с явным доминированием белого листа над изображением. Для того, чтобы избежать подобной ошибки, необходимо компоновать фирменный бланк с текстовым блоком потенциального сообщения. То есть так, как он будет выглядеть в конечном варианте. Фирменная документация начинает жить только вместе с текстовым блоком. Кроме того, необходимо помнить об определенных технологических особенностях, связанных со спецификой использования деловой документации. Например, бланк можно отправлять по факсу. Следовательно, дизайн фирменного бланка не должен содержать никаких фоновых изображений, а также цветовых и тональных растяжек. Кроме того, для деловой документации не используют глянцевую или мелованную бумагу (на бланках ставят подписи и печати, следовательно, бумага должна хорошо впитывать чернила), а это вносит свои нюансы в работу дизайнера.