Деловая беседа

Деловая беседа - специфическая форма контактов между людьми, имеющими полномочия от своих организаций, в ходе которой происходит обмен мнениями и целенаправленное обсуждение конкретной проблемы с целью поиска взаимовыгодного варианта решения.

Деловая беседа является основной и наиболее распространенной формой делового общения. Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры умеют налаживать контакт друг с другом.

Рис.1 Взаимопонимание

Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций, к которым относятся:

• поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

• обмен информацией;

• контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

• взаимное общение работников из одной деловой среды;

• поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

• поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.

Основными этапами деловой беседы являются:

• подготовка к деловой беседе;

• установление места и времени встречи;

• начало беседы: вступление в контакт;

• постановка проблемы и передача информации;

• аргументирование;

• опровержение доводов собеседника;

• анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного

варианта либо конфронтация участников;

• принятие решения;

• фиксация договоренности;

• выход из контакта;

• анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Деловой спор: даже при самых благоприятных обстоятельствах очень трудно побудить людей к перемене взглядов. Если вы хотите склонить человека к своей точке зрения, проявляйте уважение к мнениям другого. Никогда не говорите человеку, что он неправ. Допускайте возможность ошибки и со своей стороны. Такая позиция преградит путь всем спорам и, главное, воодушевит вашего собеседника проявить такую же честность и широту мышления, как и у вас. Она может пробудить в нем желание тоже признать, что он бывает неправ.

Спор должен быть обоснован и убедительно аргументирован. В процессе спора вы стремитесь убежать, а не уязвить, тем более обидеть "противника". Истинность ваших доводов должна быть безупречна. Деловой спор всегда требует последовательной связи цепи этих доводов.

Стиль поведения в деловом споре должен быть вежливым. Выдержанный и вежливый человек имеет большие шансы на победу. Красноречие должно сменяться молчаливым вниманием. Горячность и неврастеничность неуместны. Главное в индивидуальном споре – аргументы, логика и доказательства. Мимика, жесты, междометия и восклицания в качестве аргументов не принимаются.

Следует избегать недомолвок, которые затрудняют взаимопонимание.

Деловые переговоры: Умение вести беседу является одним из слагаемых успеха в деловом общении. А что бы стать оратором, необходимо знать речевой этикет. Это чрезвычайно полезный и удобный механизм, регулирующий деловое общение. Репутация организации во многом зависит от того, насколько ее сотрудники культурны и корректны в своем речевом поведении.

В деловом разговоре необходимо уметь дать ответ на любой вопрос, но с соблюдением меры. Так вопрос: Как дела? В деловом общении часто задается для того, чтобы приветствовать человека. Но нечего не ответить на подобные вопросы тоже считается невежливым. Деловой этикет предписывает ответить примерно так: Спасибо, все нормально.

Очень важное значение имеет то, как называют человека, обращаясь к нему. Культурные российские и зарубежные деловые люди используют слова: дамы, господа, судари, сударыни. В деловых кругах слово господин подчеркивает свободу и независимость в своих действиях граждан, составляющих социальный слой деловых людей современной России.

Все беседы состоят из трех частей:

1. Вступление - важная часть, так как помогает расположить к себе собеседника. По времени оно обычно занимает 10-15% всей беседы.

2. Основная часть – сама беседа, занимает 60-65% .В этой части вы обмениваетесь информацией с собеседником, приходите к общим соглашениям, решениям, решаете спорные вопросы.

3. Заключение – 20-30% всей беседы. Вы формулируете выводы, заключаете контракты, договариваетесь о следующей встрече и прощаетесь.

При беседе :

• избегайте речевых штампов;

• прибегайте к артистизму;

• четко сформулировать для себя цель и идти к ней;

• выделить важнейшие моменты и уделить им должное внимание;

• подготовится к неожиданным вопросам, которые могут возникнуть у собеседника;

• аргументировать свои доводы;

• научится слушать собеседника;

• подтверждать свой интерес ( кивок головы);

• избегать замечаний, которые могут обить собеседника, не задавайте вопросов анкетного характера.