2.4 Права и обязанности группы PR подразделения

Рассмотрим список должностей, работающих в ПР-отделе ООО «Эфес-Амстар» и их функциональные обязанности.

Список должностей отдела по связям с общественностью:

· Начальник отдела

· Специалист по созданию и распространению опе-ративной информации

· Имиджмейкер

· Менеджер по работе со СМИ

· Журналист

Должностная инструкция начальника отдела PR.

Цель работы: разработка и координация комплекса мероприятий по формированию и поддержанию PR, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность предприятия.

Основные направления деятельности:

1. Контроль за выполнением плана мероприятий сотрудниками отдела

2. Наблюдение за внешней средой и анализ общественной реакции на деятельность компании для разработки мероприятий, способствующих достиже-нию основных целей работы.

3. Прогнозирование социально-политических про-цессов в аспектах, так или иначе касающихся дея-тельности компании.

4. Коммуникации с лидерами, создающими общест-венное мнение, политиками, деятелями культу-ры, науки и т. д.

5. Руководит в соответствии с действующим законодательством всеми видами PR деятельности организации.

6. Организует PR деятельность организации

7. Принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами, занимается их подборкой, исполняет функции отдела кадров.

8. Способствует созданию безопасных и благоприятных условий для труда.

9. Экономичное распределение и контроль над ис-пользованием финансовых средств.

10. Утверждение выбора сторонних организаций для проведения необходимых работ.

11. Анализ результатов, полученных в ходе реализации комплекса PR-мероприятий, и эффективности PR-кампаний в целом.

12. Разработка стандартов отчетов по проведению PR-кампаний.

13. Оперативный контроль над ежедневной работой отдела PR.

14. Оказание помощи и обеспечение консультаций по PR по запросам внутренних структурных подразде-лений компании.

Должен знать:

1. Конституцию Российской Федерации, законы Российской Федерации, постановления и решения Правительства Российской Федерации, другие руководящие и нормативные документы.

2. Перспективы технического, экономического и социального развития предприятия.

3. Технологию производства, возможности производственных мощностей.

4. Порядок заключения и исполнения договоров.

5. Основы экономики, организации труда, производства и управления.

6. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации

Требования, предъявляемые к таким специалистам:

Возраст: от 25 лет. Образование: высшее. Опыт ра-боты в аналогичной должности: от трех лет. Наличие опыта проведения PR-кампаний, знание всех процессов работы и наличие наработанных связей.

Должностная инструкция специалиста по созданию и распространению опе-ративной информации.

Цель работы: обеспечение оперативного информи-рования общественности о событиях, происходящих в компании, с учетом стратегических планов компании по формированию и поддержанию PR.

Общие положения:

Начальник отдела снабжения назначается и увольняется приказом директора.

Начальник отдела снабжения непосредственно подчиняется директору.

Начальник отдела снабжения является материально-ответственным лицом и несет ответственность в дисциплинарном и уголовном порядке на основании общих положений об ответственности должностных лиц.

Основные направления деятельности:

Оперативная связь с руководством внутренних структурных подразделений с целью получения новостей о деятельности компании.

Обработка полученной информации, создание соб-ственного новостного потока.

Согласование и получение разрешения у руководи-теля отдела на распространение данных новостей.

Составление текстов информационных сообщений для размещения на лентах новостных и информа-ционных агентств, а также в СМИ.

Оптимизация формы и стиля подачи новостных ма-териалов в соответствии с потребностями отдель-ных СМИ.

Рассылка новостных материалов по информацион-ным каналам и СМИ.

Систематический анализ информационных продуктов адресатов новостей. Составление отчетов и аналити-ческих записок для руководства о появлении инфор-мационных сообщений о деятельности компании.

8. Проверка достоверности опубликованных ново-стей. Подготовка (по мере необходимости) опро-вержений.

Примерные требования: Образование: высшее (фа-культет журналистики}. Возраст от 25 лет. Опыт журна-листской работы в центральных СМИ -- не менее двух лет. Знание теории управления информацией, общая эрудированность. Наличие новостных материалов, опубликованных в центральных СМИ (не менее 20).

Должностная инструкция Имиджмейкера. Цель работы: формирование позитивного имиджа лидера и/или организации.

Основные направления деятельности:

Создание имиджа организации. Про-ведение пропагандистских кампаний и рекламы нуждающихся в этом лиц, организаций, партий и др.

Получение собственного «продукта» в виде добро-желательного отношения целевой общественности к субъекту имиджа.

Внедрение коммуникационных технологий, основ-ной задачей которого является моделирование мак-симально эффективного и рационального образа: политических и коммерческих структур, событий, фигурантов.

Должностная инструкция менеджера по работе со СМИ. Цель работы: создание эффекта информационного присутствия компании в эфире ТВ, РВ, а также на страницах прессы.

Основные направления деятельности:

1. Медиа-рилейшнз, поддержание и установление но-вых контактов с представителями СМИ.

Разработка концепции и плана информационных поводов для выхода новостей, сюжетов и иных ма-териалов о выходе новой продукции компании на ТВ и РВ.

Разработка концепции и плана информационных и тематических публикаций в печатных СМИ.

Распространение в СМИ официальных сообщений, комментариев экспертов компании и иных инфор-мационных (журналистских) материалов, посвя-щенных деятельности компании.

Организация публикации статей, а также размеще-ния сюжетов о деятельности компании в СМИ.

Контроль над выходом сообщений о деятельности компании (статьи, сюжеты и т. д.) в СМИ в соответ-ствии с достигнутыми договоренностями.

Организация присутствия журналистов на пресс-конференциях, брифингах, интервью руководите-лей компании с представителями СМИ.

Оперативная информационно-справочная рабо-та -- подготовка ответов на запросы СМИ и других сторонних организаций о деятельности компании. Оказание содействия журналистам, осуществляю-щим сбор и подготовку материалов для публика-ции, теле- или радиопередачи.

Оказание содействия журналистам, осуществляю-щим сбор и подготовку материалов для публика-ции, теле- или радиопередачи.

Проведение аккредитации журналистов, освещаю-щих деятельность компании.

Ведение переговоров со СМИ (телевидение, радио,печатные издания, информационные агентства, ка-налы Интернет) об обеспечении информационной поддержки спецпроектов компании.

Систематический оперативный анализ материалов СМИ, составление отчетов и аналитических записокдля руководства о появлении различной информации, так или иначе касающейся деятельности компании.

Проверка достоверности опубликованных сведений о деятельности компании. Подготовка (по мере необ-ходимости) разъяснительных писем и опровержений.

Требования: Образование высшее (фа-культет журналистики). Возраст от 25 лет. Опыт журна-листской работы в центральных СМИ не менее двух лет. Наличие собственных налаженных связей с журна-листами центральных электронных и печатных СМИ.

Должностная инструкция журналиста. Цель работы: подготовка официальных сообще-ний, посвященных деятельности компании для СМИ, а также написание текстовых материалов, необходи-мых в оперативной работе отдела и в рамках проведе-ния специальных PR-мероприятий.

Основные направления деятельности:

Написание статей и иных информационных мате-риалов для размещения в СМИ.

Подготовка пресс-релизов о деятельности компа-нии для СМИ.

Написание текстов книг и брошюр о деятельности компании.

Составление и аудит текстов: приглашений, ком-мерческих предложений, пресс-папок, бюллетеней, каталогов и иных представительских продуктов.

Аудит текстов официальной переписки и других материалов по указанию руководства.

Требования:

Образование: высшее (факультет журналистики). Воз-раст от 25 лет. Опыт журналистской работы в центральных печатных СМИ не менее двух лет. Наличие материалов, опубликованных в центральных СМИ (не менее 20).

Рис.1 Организационная структура управления ООО «Эфес-Амстар»

Глава 3. Предложения по оптимизации деятельности в сфере

связи с общественностью на предприятии

ООО ПК «Эфес-Амстар»

Наиболее острой проблемой, стоящей перед пивоваренной компанией является налаживание связей с персоналом, т. е. Развитие и улучшение системы внутренних коммуникаций. Сейчас основными мотивирующими факторами остаются зарплата и отношения внутри коллектива, который отличает сплоченность и, в целом, дружеский настрой. Таким образом, можно сказать, что работники ассоциируют себя с коллективом, а не с компанией и ее целями. Ценность взаимопонимания, слаженных действий, приверженности работников достижению конечных результатов, а также потребность в формировании надежной и эффективной управленческой сети коммуникаций организации привели к осознанию важности улучшения связей с работниками компании, для достижения которой предлагается следующая программа.

Показатели рабочих отношений, которые планируется построить:

взаимное доверие между руководством и рядовыми работниками

достоверная информация, распространяющаяся по вертикали и горизонтали

удовлетворительный статус и степень участия каждого работника

равномерная загруженность работой, отсутствие конфликтов

успешная деятельность предприятия

восприятие успеха организации как личного успеха

вера в будущие.

Приблизительный план проведения мероприятий для достижения поставленных целей:

Более эффективное использование компьютерных сетей Internet и Intranet для налаживания двусторонней связи, распространению информации об организации и ее сотрудниках. Электронные письма могут значительно издержки международных переговоров по телефону и одновременно повысить спектр достигаемых руководством сотрудников, кроме того, это успешный путь налаживания горизонтальных связей между работниками одного уровня разных отделений компании.

Распространение, главным образом, бесплатно печатных источников информации об организации. Например, информационный бюллетень, газета, «жургазета» (газетный формат и журнальный стиль). С помощью них организация может излагать в печатном виде свои позиции и распространять информацию, имеющую определенное значение для достижения организационных целей, при чем на своем собственном языке, в присущем ей стиле. Кроме того, таким образом можно доводить информацию для конкретных целевых групп. Печатные издания могут быть и каналом обратной связи (напр., проведение и печать результатов исследований).

Кроме того, полезно использовать вспомогательные печатные материалы (брошюры, руководства и книги) для ознакомления новых служащих, практикантов, для получения спрвки (напр., о планах группового страхования, пенсионного обеспечения), формирования образа организации.

Рассылка писем и открыток является хорошим дополнением к электронной почте, в случае необходимости сообщить особо важную информацию или поздравить с важным событием у сотрудника или в организации.

Создание доски объявлений, использование афиш и плакатов.

Важным элементом, требующим контроля и постоянного воздействия отдела по связям с общественностью остаются слухи и их распространение либо пресечение. Осознание того факта, что слухи, как правило, заполняют информационные бреши, существование которых и должен предотвратить ПР- специалист.

Проведение собраний, осуществление устных выступлений, подкрепленных вспомогательными визуальными средствами.

Наиболее актуальной задачей на сегодняшний день является создание Web-сайта на русском языке, который предоставит возможность клиентам получать подробную информацию о компании, текущих предложениях, ценах, других условиях заключения контрактов. Создание возможности заключения контрактов он-лайн в настоящее время не целесообразно из-за невысокой правовой и предпринимательской культуры в целом.