Аналітичний документ

Аналітичний документ містить два основних функціональних розділи: інформаційний і безпосередньо аналітичний. Залежно від характеру дослідження ці частини можуть бути рівнозначними або асиметричними за об'ємом, проте жоден із них не повинен складати виключний зміст проекту. Навіть документи, що відносяться до категорії інформаційних довідок, включають елементи аналітики (зокрема, це проявляється у відборі фактів). У той же час аналітику неможливо подати без посилання на вихідну інформацію, бо адресат не отримає повної картини проблеми.

Разом із тим, інформаційний та аналітичний розділи мають власну специфіку. Вона визначає їхній змістовий склад, а також форму подання матеріалу й особливості відповідних лінгвістичних конструкцій.

Розрізняють наступні види аналітичних документів.

1. Аналітична записка - цілісна інформаційно-політична модель політичної ситуації з детальним аналізом проблем, висновками та практичними рекомендаціями, схематичним сценарієм її розвитку, таблицями, які ілюструють івент-аналіз політичної ситуації (додаток В). Визначальним є термін підготовки аналітичної записки. Важливо, щоби після її закінчення інформація не втратила своєї актуальності. При підготовці аналітичної записки доцільно залучати максимальну кількість матеріалів, навіть тих, які раніше використовувались. її обсяг в основному дорівнює 5-10 сторінкам.

2. Оглядова записка - політична картина дня й аналіз політичного дискурсу в ЗМІ за підсумкам дискурс-аналізу першого етапу дослідження. При її складанні інформація з документів, що використовуються, як правило, подається у вигляді прямих цитат (допускається їх скорочення з відповідними застереженнями). Оглядова записка в основному використовується для аналізу публікацій у ЗМІ з того чи іншого питання. її обсяг може коливатися від 5 до 20 сторінок.

3. Аналітична довідка - найпоширеніший вид аналітичної документації. Вона представляє собою короткий огляд окремого аспекту конкретної події (в основному це інформація статистичного й іншого характеру), а також може стосуватися пол ігичних, державних і громадських діячів, питання функціонування політичних структур тощо (додаток Д).

Складання будь-якого аналітичного документа повинно відповідати принципам, головними серед яких є наступні:

1. орієнтація на потреби замовника;

2. формулювання загальної картини проблем:;!, що розглядається;

3. матеріал повинен бути сгруктурованим і логічно викладеним. При цьому рекомендовано використовувати чіткі, зрозумілі фрази, намагатися уникати бюрократичного жаргону;

4. розташування на першому місці основних висновків із проблеми.

Кожен аналітик у процесі роботи виробляє власну схему підготовки аналітичного документа з огляду на отриманий практичний досвід. Можна виділити ряд послідовних складових, які доцільно використовувати при складанні будь-якого аналітичного документа:

1. прізвище й ініціали замовника, при необхідності — посада (особливо у випадках, коли документ готується у державних структурах);

2. прізвище, ініціали та посада аналітика, консультанта. Проте існують випадки, коли документ готується конфіденційно, тому необхідності у даному пункті немає;

менше. Виник жанр «інформаційне повідомлення», де в 10-15 рядках описується якась подія.

Новини будуються в такий спосіб:

• заголовок;

• лід;

• основний текст;

• деталі.

літературних прикрас, довгих пропозицій і фраз. Емоційне фарбування матеріалу повинні надавати факти, експертні оцінки та коментарі, а не вигуки протесту.

Лід. Цим терміном у журналістиці позначається головна думка статті - перший абзац новини. Напевно, ви зауважували, що у газетах перші 3-4 рядки після заголовку часто візуально виділяють жирним курсивом або іншим шрифтом. У них полягає основний зміст матеріалу. Чигач або зацікавиться, прочитавши їх, або перегорне сторінку. Заголовок, у свою черіу, повинен емоційно підсилювати лід. Написання ліду та заголовка - це дуже важлива частина роботи по підготовці інформаційного повідомлення. Тому їй потрібно приділити особливу уваїу.

Лід - це початок новини. Він, як правило, відповідає па п'ять основних питань: «хто?», «що?», «де?», «коли?», «чому?». Однак далеко не завжди є необхідність давати відповіді на них відразу в першому рядку. Все залежить від головної думки тексту, на чому ви хочете закцентувати увагу.

Заголовок матеріалу також є його важливою частиною. Він повідомляє про що, власне, мова, дозволяє додатково виділити основну ідею тексту. Завдання заголовка - привернути уваїу читача до матеріалу. Для цього його можна трохи заінтриіувати. Подальший матеріал повинен цю інтригу розкривати, давати відповідь на питання (якщо це не заголовок-питання), й, у будь- якому випадку, має виправдати очікування читача, тобто бути зв'язаним із текстом статті. Без інформаційного приводу, тобто елемента новини, вапі матеріал не опублікують.

Анонс — це повідомлення для журналістів про ге, що відбудеться яка-небудь подія. Він поширюється за кілька днів до неї. Головне - привернути увагу до події, але важливо, щоб журналісг потрапив у відповідне місце у погрібний час та одержав там те, на що розраховував. Якщо плануєте провести який-небудь захід і запросити пресу, то необхідно підготувати та розіслати анонс. Головна задача при підготовці анонсу - зробити його цікавим та інтригуючим, але водночас таким, щоб по ньому не можна було написати інформаційного повідомлення і журналіст мусив прийти.

Анонс повинен містити:

• логотип, слово «Анонс»;

• заголовок/тему прес-конференції або події;

• час, число, місце проведення та як до нього дістатися, учасники заходу (посади, титули та звання);

• текст: абзац-атака й один пояснювальний абзац, помітна фраза або цитата;

• адреса, телефон, електронна пошта, ім'я людини для контакту.

Ньюз-реліз — це оперативне повідомлення, що може не мати прямого відношення до організації, але завжди стосується проблеми, що цікавить, та інформаційного приводу. Головне - показати свою компетентність. У цьому випадку важливо, щоби з'явилося посилання на організацію. Ньюз-реліз потрібно будувати за принципом перевернутої піраміди з модулів, у яких інформація йде до зменшення значимості, щоби частини легко відділялися без втрати змісту.

Прес-реліз. Зазвичай у ньому повідомляється про захід, що проводиться, або оприлюднюється думка стосовно якоїсь події або факту. Важливо якнайкраще представити (прямо або побічно) свою організацію. Ці повідомлення повинні бути досить короткими (1-2 сторінки).

Існують певні правила оформлення та складання прес- і ньюз- релізів. Перший в уявленні більшості піарщиків, керівників і замовників - невід'ємна частина РИ, найелементарніший його інструмент. Справді, з точки зору бюджету та ресурсів, прес-реліз - один із найефективніших засобів спілкування зі ЗМІ. Подаємо один із варіантів його будови: заголовок, подробиці, основний абзац (Хто? Що? Де? Коли? Як?), цитата, загальна інформація. При цьому слід пам'ятати правило структурування прес-релізу - так звану «перевернуту піраміду», суть якої полягає у наданні якомога більшої інформації на початку - у заголовку та першому абзаці, так званому «ліду». Назва має буги місткою, інформативною та привертати увагу. Кількість слів у заголовку не повинна перевищувати 8-ми. Якщо інформації більше, можна використати

підзаголовок із додатковим поясненням. Назва в пріоритетному випадку повинна бути відірваною від житгя та мати підзаголовок, що розкриває істинну тему повідомлення.

Структурні елементи прес-релізу:

1. заголовок;

2. місце, дата, час проведення заходу;

3. лід;

4. абзац-передісторія, додаткова інформація, пояснення;

5. думка самої організації;

6. ваші вимоги (можливо у формі цитати);

7. контакти.

ГІри створенні прес-релізів необхідно дотримуватися безпристрасного тону. Емоції можна висловлювати лише в цитатах, що висловлюють особисту думку людей. Спробуйте збалансувати усі частини тексту. Сухий іон основного матеріалу має бути врівноважений яскравими цитатами. Це допомагає кращому сприйняттю інформації. Не захоплюйтеся патетикою. Інколи кілька правильно підібраних цифр мають більший вплив, ніж емоційна заява, не підкріплена доказами.

Експрес-інформація належить до періодичних видань журнальної або аркушевої форми. Вона вміщує розширені реферати найактуальніших надрукованих зарубіжних або неопублікованих вітчизняних документів, які заслуговують оперативного розповсюдження.

Дайджест (від англ. digest - короткий виклад, резюме, лат. digerere - розділяти) - інформаційний продукт (видання, стаття, підбірка), який містить короткі анотації й основні положення статей або стисло передає зміст найцікавіших публікацій за певний період. Формат зручний для ознайомлення з основними новинами якоїсь проблеми, змістом дослідження. У ширшому значенні дайджест - це підбірка витягів із різних джерел на певну тематику. Слово входить у назву ряду видань, які спеціалізуються на передруку чужих матеріалів (як правило, в скороченому та систематизованому вигляді). Це, наприклад, «Ридерз Дайджест» («Reader’s Digest») - щомісячний літературно-політичний журнал у СПІА.

3. Особливості розпорядчих документів

для подання куди). Службові складають на запит або за вказівкою вищої організації чи посадової особи. Також визначається назва організації/ в яку подається довідка (трафаретні бланки).

Протокол - документ, у якому фіксується хід обгоЕОрення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за Держстандартом України - ДСТУ).

Його може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені (містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті резолюції);

2. Повні, в тексті яких окрім рішень коротко фіксують усі виступи учасників зборів, нарад, засідань, конференцій;

3. стенографічні (перебіг заходу записується дослівно).

У залежності від способу фіксації протоколи можугь бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічіїими.

Текст має вступну частину (склад присутніх, зазначення голови та секретаря, порядок денний). Далі повинні йти три позиції згідно з пунктами порядку денного, кожна з яких складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Перше слово пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвище доповідача вказують у новій стрічці в називному відмінку, ставлять тире, а далі йде зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо є текст виступу, пишуть (доповідь додається). У другій частині наводять прізвища виступаючих і короткий зміст виголошеної інформації. У заключній частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Службовий лист - засіб обміну інформацією й оперативне управління різноманітними процесами діяльності організації'.

На службову переписку приходиться 80% від загального обсяіу документації організації. Ситуації, які потребують складання ділових листів, можна гюділити на:

1. Підготовані на вимогу вищих функціональних органіь.

2. На прохання підвідомчих установ.

3. При здійсненні оперативних зв'язків.

4. Рекламна діяльність фірми.

5. По роботі з клієнтами.

6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.

Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в установу

необхідно звернутися з більшою кількістю запитань, то доцільно готувати декілька листів. Службові листи складаються, як правило, на бланку організації.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Вони можуть бути розділені на дві великі групи: ті, на які погрібно відповідати (запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи) та не потребують відповіді (інформаційні, гарантійні). Гарантійні листи складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.

Список рекомендованих джерел:

1. Бистрина М. В. Аннотирование произведений печати : [метод, пособ.] / М. В. Бистрина. — М., 1981. — 48 с.

2. Бідбаєр В. До концепції вітчизняної системи реферування та видання реферативної інформації / В. Бідбаєр, Л. Котенко // Вісник Книжкової палати. — 1998. — № 3. — С 21 —22.

3. Блюменау Д. И. Проблемы свертывания научной информации / Д. И. Блюменау. — Л., 1982. — 186 с.

4. Воройский Ф. О. Аналитико-синтетическая обработка и

переработка информации в автоматизированных системах НТИ: Основы организации и технологии: [учеб. пособ.] /

Ф. О. Воройский. — М., 1991. — 217 с.

5. ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация. Общие требования : взамен ГОСТ 7.9-77. — Введ. 01.07.1997. — М.: Изд-во стандартов, 1997. — 9 с.

6. Гречихин A.A. Информационные издания: типология и

основные особенности подготовки / А. А. Гречихин, И. Г. Здоров.

• М. : Книга, 1988. - 272 с.

7. Леонов В. П. Реферирование научно-технической литературы: [учеб. пособ.] / В. П. Леонов. — Л., 1982. — 82 с.

8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів / Л. Г. Погиба, Т. О. Грибіниченко, М. П. Баган. - К., 2002.

9. Реферат и аннотация: ГОСТ 7.9-77. — Введ. 01.01.80 // Ста ндарты по библиотечному делу и библиографии. — М., 1985. — С. 100 — 105.

10. Сілкова Г. В. Інформаційно-аналітичні дослідження як особливий аспект інформаційної діяльності / Г. В. Сілкова // Міжвуз. зб. наук, пр. : [Українська культура: минуле, сучасне та шляхи розвитку].

• Рівне, 1997. - С 188-193.

11. Соловьев В. М. Универсализация подготовки реферата многоцелевого назначения / В. М. Соловьев, А. Е. Конюшенко // Науч.-техн. информация. - Сер. 1. — 1991. — № 7—8. — С. 50—53.

12. Соляник A.A. Документні потоки та масиви: [навч. посіб.] /

А. А. Соляник. — X., 2000. — 112 с.

13. Столяров Ю. Н. Документный ресурс: [учеб. пособ. для студ. высш. учеб. заведений] / Ю. Н. Столяров. — М.: Либерия, 2001. — 152 с.

14. Хромчепко Л. Г. Реферирование : [учеб. пособ.] / Л. Г. Хромченко.

• Харьков; Симферополь, 2001. — 111 с.

15. Швецова-Водка Г. М. Типологія документа : [навч. посіб. для студ. ін-тів культури] / Г. М. Швецова-Водка. — К.: Кн. палата України, 1998.- 80 с.

МОДУЛЬ з

ОСОБЛИВОСТІ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ

чиновників, представників владних структур усе оільшої гостроти на&У^ваЮТЬ проблеми знаходження у загальному потоці інформації, „еобхЦної саме для них, обробки великих інформаційних масивів. Т_аісе опрацювання забезпечує високу точність, безпомилковість пошуку- Інформаційно-аналітичні структури у процесі свого розвитку виявилися спеціалізованими з вивчення, обробки й аналізу інформації. Сьогодні вони виконують роль посередника між масивами інформації та її користувачами. Потреба у них зростає у зв'язку з розвитком суспільства, стає все важливішою і сьогодні суттєво впливає на його структуру.

Високорозвинені країни світу характеризує активний розвиток Інтернет-технологій, суттєві успіхи на шляху технічного прогресу. Серед найближчих завдань при цьому є розробка нового покоління комп'ютерної техніки — оптичних, фотонних комп'ютерів зі швидкістю дії у десятки мільярдів операцій за секунду.

Правомірною є постановка питання щодо розвитку в Україні інформаційно-аналітичних структур як важливої складової інформатизації, аналізу перспектив цього процесу у контексті практики. Варто зазначити, що для України, як і для багатьом інших нових держав Східної Європи, залучення до процесу інформатизації пов'язане з додатковими труднощами (порівняно з розвиненими країнами Заходу). Серед них — не лише технічне, технологічне відставання. Створення інформаційних структур нового суспільства в Україні вже з перших кроків мало бути, виходячи з практичних міркувань, пов'язаним із гострою необхідністю отримання негайних результатів: потребою в інформаційно-аналітичному забезпеченні ^пРоцесу становлення нової держави, економічних змін у напрямі Формування ринкової економіки, відповідного супроводження Д^еМократичних перетворень, нових умов функціонування нації, ^кУ-*ьтури й ін.

При цьому не можна стверджувати, що відповідно до сучасних вимог інформаційна інфраструктура створювалася «з нуля». Перед Р°Зпадом СРСР в Україні тільки в системі науково-технічної ^1нформації (НТІ) було задіяно понад 50 тис. працівників. В шформатизацію, впровадження АСУ було вкладено понад

300 млрд. крб. (у вартісному обчисленні того періоду) Інформаційним забезпеченням владних структур тією чи іншою мірою займалися створені з цією метою підрозділи державних установ, культурно-освітніх закладів, науково-дослідних структур.

Однак уся інформаційна інфраструктура, поряд зі своєю технологічною й організаційною відсталістю від практики зарубіжних країн, мала ще один суттєвий недолік: вона була зорієнтована на обслуговування потреб радянського суспільства, відмінного від сучасного.

За нових умов суттєво змінювалася роль держави в процесі інформатизації суспільства. Хоча при переході до ринкової економіки різко зменшуються потоки командної інформації, що йде «зверху вниз», і повідомлень «знизу вгору», поряд із цим зростає значення евристичних впливів держави на економічні структури всіх рівнів (попереджувальних, коригувальних), що потребує відбору й аналізу інформації стосовно функціонування та взаємовідносин суб'єктів ринку. Тому поряд із реорганізацією держапарату в процесі розбудови нової держави реорганізовувалися й інформаційні, інформаційно-аналітичні структури, завданням яких стало створення інформаційного середовища нового суспільства. Щ

Певний час в Україні складалася досить дивна, не зовсім логічна ситуація. Під час вирішення фундаментальних проблем державного будівництва, коли, здавалося б, владі особливо потрібна інформація, аналітичні розробки, що, в свою чергу, обумовлювало б створення умов для розвитку інформаційно-аналітичних служб, усі гілки державної влади дуже повільно та неохоче користувалися послугами цих структур. Винятком із цього правила може бути хіоа що Служба інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади ЦНБ Академії наук України (СІАЗ), а пізніш⁶ Національної бібліотеки України, що спричинила специфіка и академічного, політично нейтрального статусу, фінансування через АН, наявність спеціалістів відповідної кваліфікації, звичний ¹ зрозумілий більшості замовників стиль інформаційно-аналітичної

роботи.

На Заході середовищем широкого використання «мозкових центрів» є сфери публічної політики. Однак наші політичні партії _ще не забезпечують відповідного рівня залучення широких мас до участі у політичному процесі. Це пояснюється не лише алергією більшості населення на декларативне марнослів'я ідеологів гак званої «перебудови», але й політичною невиразністю більшості Існуючих сьогодні партій усіх напрямів, слабким теоретичним обгрунтуванням їх програм, відривом від реалій сьогодення та згадуваною відсутністю загальносуспільних ідеалів.

Цей фактор теж не сприяв появі структур типу «фабрик думки» у сфері політичного життя України. При цьому деякі позитивні зміни, що відбуваються безпосередньо у самому суспільстві, подають надію на певний оптимізм у потенціальних можливостях країни успішно рухатись у напрямі інформатизації. Суттєвий позитивний вплив здійснюється через припинення спаду у виробництві, певну стабілізацію в усіх інших сферах житія.

Формування зацікавленого та кваліфікованого споживача інформаційного продукту відчувається не лише у владних структурах. Швидко цей процес відбувається й у приватному секторі виробництва, що пов'язано з конкуренцією, ролам ою, формуванням іміджу, а також прямим впливом ділового світу зарубіжних країн. При цьому характерною особливістю замовника ^стає більш досконале комп'ютерне оснащення, високоефективне програмне забезпечення, передові методи засвоєння та використання інформаційного продукту.

Наявні здобутки у державотворчому процесі, стабілізація ^ек°номічного життя ставить на порядок денний питання стратегії, Реалізації довгострокових програм суспільного розвитку. В Україні ³Ростає потреба в інформаційно-аналітичних структурах, що °°умовлює їх розширення та розвиток. У цьому процесі з'являються ^Передові технології, технічне оснащення. Досить перспективним Напрямом для вирішення серйозних завдань інформативнії стає ^к°огіераці_я - взаємовигідне об'єднання зусиль уже існуючих інфраструктур