1.1 Поняття про інформацію та документ

Термін «інформація» у повсякденній мові визначається як повідомлення, знання, дані про щось. Із розвитком кібернетики та теорії інформації він набув розгалуженішого значення. Інформація тлумачиться як зміст повідомлення, міра організації. Важливо підкреслити, що, на думку багатьох дослідників (М. Ф. Тарасенко, Н. Винер, О. М. Рякін, Б. В. Біркжов), необхідно відрізняти поняття інформації від її матеріального носія. Інформація, вважають вони, не існує сама по собі, вона необхідно міститься в своєму матеріальному носії. Проте одна і та ж інформація може втілюватися у різні матеріальні носії і, навпаки, один і той же матеріальний носій здатний втілювати різноманітну за своїми семантичними та прагматичними характеристиками інформацію (наприклад, відношення між знаком і значенням, де знак може мати різні значення, а одне й те ж саме значення може позначатися різними знаками). Інакше кажучи, інформація немов би не залежить від конкретних фізичних (енергетичних) характеристик свого матеріального носія. Ця фундаментальна особливість дістала назву - принцип інваріантності інформації щодо фізичних властивостей свого носія.

Інформація є специфічною властивістю соціальних систем, яка завжди відмінна від їх фізичних властивостей, відображається у спеціальному понятті, покликаному зафіксовувати найістотніші ознаки суто інформаційного процесу, надати їм, по можливості, найповнішу характеристику феномена інформації взагалі. Цій вимозі не відповідають ті концепції інформації, які ставлять за мету досконалий опис семантичних і прагматичних аспектів інформаційних процесів, бо вони мають конкретніший характер. Зміст категорій інформації неможливо прямо вивести лише з однієї наявної теорії інформації [1, 23].

Поняття «інформація» має значно більшу кількість аспектів у порівнянні із будь-яким фізичним поняттям. Інформація, на нашу думку, включає такі важливі аспекти:

* семантичний (зміст або значення інформації);

* аксіологічний (цінність інформації для самокерованої системи);

* семіотичний (означення інформації у певній знаковій системі);

* комунікативний (інформаційний звязок);

* теоретико-відображальний (роль інформації у процесі відображення);

* гносеологічний (засіб пізнання);

* фізичний (матеріальне втілення);

* кількісний та інші [8, 45].

За допомогою поняття інформації можна висловити різноманітність, яка властива не лише формі відображення, але і його змісту. Поняття інформації, як відображеної різноманітності, охоплює також і частину змісту відображення, отже, може бути основою для характеристики відтворення змісту, а саме ступеню адекватності його відображення. Відображена різноманітність - це та різноманітність, яку відображаючий обєкт містить про відображуваний, тобто різноманітність, витоком («передавачем») якої є відображуваний обєкт і яку отримує, сприймає та засвоює відображаючий, яка реалізується в його формі, структурі тощо.

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обовязковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Документ (з лат. «спосіб доказу», «повчальний приклад») - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища обєктивної дійсності і розумової діяльності людини.

За державним стандартом України «Діловодство і архівна справа» (ДСТУ 2734-94) документ - це матеріальний обєкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу у відповідності з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії [6, 15].

В процесі управління документ виконує такі функції:

1) засобу організації;

2) нагромадження інформації та обміну нею;

3) засобу видачі розпоряджень;

4) звітності та контролю;

5) посвідчення здійснення дій.

Згідно цих функцій до документа висувають вимоги з боку системи управління до:

1) форми подання інформації з точки зору сприймання її людиною;

2) обробки на обчислювальній техніці, зберігання та пошуку;

3) змісту та мови;

4) режимів розповсюдження та обробки.