2.2. Этапы в коммуникативном процессе

Технология делового общения, как и в целом технологии, представляет собой процесс с упорядоченной совокупностью этапов. Любой человек при подготовке к выступлению, беседе, переговорам проходит, как правило, три этапа: подготовительный, коммуникативный (общение, проведение выступления) и аналитический (разбор, анализ проведенного общения, выступления).

Первый этап – подготовка к выступлению, общению. Успех или неудача выступления зависит от подготовки к нему. Профессионалы никогда не позволяют себе выступать «на авось», они тратят часы, иногда и дни на подготовку речи, даже если она касается проблемы, которую они хорошо знают. Некоторые ораторы пишут текст, другие обходятся коротким планом, третьи составляют подробный план, который затем заполняют текстом, в котором выверено и продумано каждое слово. В процессе написания текста помните, что письменный язык имеет свой стиль, устный – совершенно иной – разговорный. При подготовке речи всегда помните о целях, которые вы хотите достичь.

Подготовка к выступлению, состоит из следующих операций:

• определение основной целевой установки выступления – для чего я иду в данную аудиторию?: проинформировать, убедить или переубедить, склонить к своей точке зрения, призвать к каким-либо действиям;

• определение ведущей идеи, главного тезиса: основной

критерий – глубокое знание обсуждаемой проблемы;

• определение вида общения: лекция, сообщение, беседа,

переговоры, дискуссия и т.п.

• сбор информации о собеседниках: их интересах, потребностях,

степени информированности, уровня знаний по обсуждаемой проблеме; что вы можете сообщить им нового и полезного?; какая аудитория будет перед вами: дружелюбная, индифферентная, агрессивная?

• подбор и систематизация теоретического и иллюстративного

материала: источники информации, которые помогут заполнить пробелы в знаниях по данному вопросу, собственный архив, яркие примеры, эпизоды из личного опыта, оригинальные истории;

• оценка материала с собственной точки зрения и с точки зрения

собеседников;

• композиционно- логическое оформление речи:

• вступление (максимальная лаконичность; вступление должно занимать 5–7% общего времени сообщения, задача: подготовить людей к восприятию сообщения, пробудить интерес к нему, установить обратную связь);

• основная часть – изложение содержания, доказательство основных положений;

• заключение – логическое и эмоциональное завершение речи ( цель – обобщить и подчеркнуть значение сказанного, поставить задачи, призвать к непосредственным действиям);

• доказательство и аргументация (подбор аргументов, при выборе аргументов логическое оформление речи – важный аспект подготовительной части, это – программирование взаимодействия с людьми; люди могут простить оговорку, неверное ударение, но никогда не простят нелогичность, туманность, противоречивость изложения материала;

• ориентируйтесь на образовательный уровень собеседника и его профессионализм), аналитичность, аргументированность определяют достоверность предлагаемых решений и действий;

• отработка стиля ( в речи возможно сочетание нескольких стилей: научного, публицистического, разговорного);

• репетиция – мысленно представить будущих собеседников, их поведение, ход беседы, переговоров.

Второй этап – коммуникативный – проведение выступления, беседы, переговоров:

• установление контакта с партнером по общению или аудиторией;

• создание доброжелательной атмосферы общения;

• изложение материала, собственной позиции, аргументация;

• диалог участников (для беседы, переговоров);

• ответы на вопросы;

• завершение делового общения.

Третий этап – посткоммуникативный – анализ проведенных бесед, переговоров, выступлений.

Выводы

Несмотря на кажущую простоту данной проблемы, выступление в массовой аудитории, особенно в индифферентной, недоброжелательной или агрессивно настроенной, относится к числу самых трудных.

Для плодотворной профессиональной деятельности необходимо научиться взаимодействовать с разными людьми, принимать и понимать друг друга, независимо от своих личных привязанностей; использовать различные коммуникативные технологии для достижения эффективного, гармоничного взаимодействия, и, в конечном итоге, сформировать культуру общения.

В современных условиях владение коммуникативной культурой является важным составляющим репутации руководителя, специалиста: умение ясно излагать свои мысли, умение слушать, умение отвечать на вопросы, умение общаться с разными людьми, с журналистами, умение выступать по телевидению и радио; владение разнообразными технологическими приемами влияния на партнера в деловом взаимодействии, умение гибко менять стратегию и тактику поведения, умение сформировать привлекательный имидж, эффективно использовать невербальные средства общения.