logo search
Соц

Деловая переписка

7.6.

Так как не все вопросы и не всегда можно решить по телефону или лично, то в деловом общении нередко приходится прибегать к деловой переписке.

Современные формы деловой переписки сложились около ста пятидесяти лет назад в Англии. Эпистолярное же творчество су­ществует с древних времен. Сегодня формы написания и составле­ния деловых, личных и дипломатических писем имеют одинако­вый для всех характер. Чтобы не испортить по неведению хорошие взаимоотношения с коллегами, как в стране, таки за рубежом, нуж­но строго соблюдать этикет переписки.

Важным компонентом, способствующим достижению делового взаимопонимания, служит переписка. К разновидностям деловой корреспонденции относят деловое письмо, телеграмму, рекомен­дательное письмо. Содержание делового письма должно удовлет­ворять определенным требованиям. Прежде всего респондент (ад­ресат) должен правильно понять суть излагаемого в письме. Для этого следует придерживаться простого и ясного стиля письма. Предложения целесообразно составлять с одним подлежащим и одним сказуемым. Нужно избегать употребления сложных слов и специальных терминов, в особенности не являющихся общепри­нятыми.

Самый высокий комплимент вашему письму — ясность изло­жения и легкость чтения. В деловом письме желательно придер­живаться положительного тона. Этот аспект имеет исключительно важное значение: дружеский тон, искренность, естественность — те качества, которые помогают достичь желаемого результата. К примеру, вместо фразы: «Мы рассмотрим каждую вашу просьбу и предложение» лучше сказать: «Вы можете быть абсолютно увере­ны в том, что каждое ваше предложение или просьба будут нами внимательно рассмотрены». В деловой переписке каждое выраже­ние целесообразно как бы «примерять на себя». Иными словами, стараться избегать даже в самых спорных ситуациях таких слов, на которые вы сами отреагировали бы отрицательно.

Отвечать на полученные письма желательно как можно ско­рее, не позднее, чем через три-пять дней после их получения.

Любое письмо следует начинать с даты. Письмо личного пла­на можно написать от руки, деловое же лучше напечатать.

Печатать деловое письмо следует через полтора-два интерва­ла, оставляя слева поле шириной 3 см (чтобы его можно было под­шить к делу). Абзац должен начинаться с красной строки, отступая на 3—5 пробелов от поля. Деловые письма следует писать на чис­той белой бумаге, на лицевой стороне. Страницы письма должны быть пронумерованы. Конверт должен быть такого же качества и цвета, что и письмо. Если конверт слишком прозрачен, сначала вло­жите письмо во второй конверт из более плотной бумаги.

Служебное письмо включает следующие составные части:

а) заголовок;

б) дата;

в) наименование и адрес получателя;

г) вступительное обращение;

д) основной текст;

е) заключительная фраза вежливости;

ж) указания на приложения.

Писать письмо личного характера лучше ручкой, а не каран­дашом. Если вы хотите отправить открытку с поздравлением или приглашением, то надпись следует сделать от руки: это будет вы­глядеть не так официально.

Не следует пользоваться предложениями в пассивном залоге. Используйте только активный залог, который как бы имитирует иллюзию движения. Например, вместо пассивной конструкции фразы: «Ваше предложение было одобрено генеральным директо­ром фирмы» уместна активная конструкция: «Генеральный дирек­тор фирмы одобрил ваше предложение?» Нужно исключить из тек­ста письма слова и выражения, которые засоряют его и отвлекают от основного содержания: «как указывалось ранее», «к сожалению», «для вашего информирования» и т. п.

Согласно принятому в международных отношениях стандарту деловое письмо должно содержать четыре обязательные составные части — сведения об отправителе, данные адресата, информатив­ную часть, заключение. Сведения об отправителе и адресате содер­жат имя, фамилию, адрес, телефон. При написании имен и фами­лий нужно принимать во внимание существующие в разных странах традиции. Так, в Испании и испаноязычных странах Латинской Америки на первом месте ставится имя, а далее часто называются фамилии как отца, так и матери (Хуан Донес Эрцандес). У мужчин вторым именем может быть Мария — в знак почтения деве Марии (Эрих Мария Ремарк). У китайцев и венгров на первом месте стоит фамилия, потом — имя (Дэн Сяонипь, Барток Бела). У японцев сначала ставится имя, потом — фамилия (Липо Марита). В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков (Ах­мет ибн [сын] Мухамед ибн Хасап или Фатима бинт [дочь] Хасан). В Исландии вместо фамилии используется имя отца, к которому добавляется слово «дочь» или «сын». В славянских странах указы­ваются последовательно фамилия, имя и отчество.

В англоязычных странах адрес принято писать в такой после­довательности: номер дома, название улицы, номер квартиры, го­род, штат, почтовый индекс. В странах СНГ адрес содержит наи­менование государства, почтовый индекс, город, улицу, номер дома, номер квартиры. Если деловое письмо печатается не на фирмен­ном бланке, то адрес указывается в правом верхнем углу листа. Здесь не положено указывать название вашей фирмы, имя, фамилию, должность, ученое звание. Эти сведения обычно даются в конце письма, причем, если нужно подчеркнуть, что за содержание пись­ма несет ответственность не автор письма, а фирма, название по­следней печатается заглавными буквами на отдельной строке.

Деловое письмо пишется только на лицевой стороне листа. Содержание письма разделяют на абзацы, каждый из которых вы­ражает законченную мысль. Абзацы не должны быть слишком гро­моздкими, чтобы у респондента не пропал интерес к письму еще до того, как он приступит к чтению. Для этого лучше следовать та­кому правилу: первый и последний абзацы содержат не более че­тырех машинописных строк, а все остальные — не более восьми строк. Абзац, содержащий четыре и менее строк, нецелесообразно переносить на другую страницу. Надо стремиться избегать перено­са слов.

Приветственная часть письма позволяет установить нужный тон. Заключительной части письма всегда нужно придавать форму благожелательности и уверения в вашей искренней готовности помочь в случае необходимости. Тон приветствия и заключитель­ная фраза прощания должны соответствовать друг другу.

При окончательном чтении текста письма убедитесь в том, что его заключительная часть побудит респондента к действию. С этой целью отметьте, что ответы на интересующие вас вопросы не будут для него затруднительными, но вы в них очень нуждаетесь. Под­черкните также благодарность, которую вы испытываете к респон­денту за оказанную вам услугу.

Знак постскриптума (PS) применяется только в тех случаях, когда какой-то мысли необходимо придать более сильное звуча­ние. Если же этот знак употребляется для упоминания какой-то забытой мысли, это может рассматриваться респондентом как пло­хо спланированное письмо.

Если в конверт вкладывается что-то помимо письма, то об этом делается пометка в разделе «Приложения».

Отвечать на полученные вами письма желательно как можно быстрее, не позднее чем через 3—5 дней. Считается, что в некото­рых случаях нужно обязательно отослать письмом. Это — письмо благодарности к хозяину, у которого вы ночевали или гостили бо­лее трех суток; письма благодарности за присланные подарки и т. п.

В телеграммах, посылаемых за рубеж, адрес (страна и город), а также текст «Содержания» должны быть написаны латинскими буквами. В телеграммах запрещается дословно повторять тексты действующих приказов, инструкций, директивных писем. При не­обходимости дается ссылка на соответствующие пункты этих до­кументов с указанием их даты и номера.

К международной специфике деловой корреспонденции от­носится широко распространенная практика рекомендательных писем. К последним часто приходится прибегать во время пребы­вания за границей. К выдаче рекомендательных писем нужно от­носиться весьма осторожно, поскольку по своему статусу они дают право их предъявителю требовать от иностранных партнеров оп­ределенного гостеприимства и внимания.

Не следует писать письма на вырванных из тетради страницах, лучше использовать для этого чистую писчую бумагу. Никогда не пользуйтесь копиркой для написания письма. Если письмо напи­сано на нескольких страницах, обязательно пронумеруйте их араб­скими цифрами (кроме первой страницы).

Для длинных писем следует употреблять большие листы и кон­верты большего, чем обычный, размера. В конверте письмо реко­мендуется складывать не более чем два раза. Хорошо, если органи­зация имеет фирменные конверты — это свидетельство ее солидности.

Письмо должно быть напечатано аккуратно, без ошибок, по­марок и исправлений. Экономить бумагу не следует — используй­те целый лист даже для одной фразы, не поместившейся на одной странице; избегайте переноса слов.

Складывается письмо текстом внутрь. Наиболее важные дело­вые письма следует не сгибать, а посылать в большом плотном кон­верте.

Получив письмо в присутствии постороннего, отложите его в сторону и закончите сначала вашу беседу. Если же письмо сроч­ное, извинитесь перед собеседником, отойдите в сторону и про­смотрите послание как можно скорее.

Некрасиво при посторонних читать вслух письма, предназна­ченные только вам (это оскорбляет человека, пославшего письмо). И совсем отвратительной является манера вскрывать и читать чу­жие письма (даже если это письмо адресовано вашей жене или мужу), неприлично и интересоваться содержанием записки, адре­сованной другому лицу, которое находится в вашей компании.

Открытки с поздравлениями и приглашениями посылаются без конверта. Если ваш корреспондент перестал отвечать на ваши пись­ма и не желает продолжать переписку, вам также следует прекра­тить посылать ему письма. Письмо должно быть обязательно под­писано: неподписанное слишком уж смахивает на анонимку. Помните: то, как вы храните письма, свидетельствует о вашем от­ношении к человеку, написавшему их. При указании даты надо помнить, что сокращенное написание даты в деловом мире не при­нято, особенно если письмо направляют за границу: в некоторых странах, например, в США, принято указывать в датах сначала ме­сяц, а затем число. Если поставить 02.05.1996, то американцы про­чтут: 5 февраля 1996 г.

Письмо зарубежному партнеру необходимо направлять на его родном либо на английском языке (язык международного обще­ния). Для страховки можно послать дубликат письма на русском языке. Оформляя такое письмо, следует помнить, что за рубежом принято сначала писать должность и фамилию адресата, затем на­звание фирмы, адрес, город и лишь в конце — страну. Дату написа­ния лучше всего разместить в левом верхнем углу листа.

Если вы посылаете письмо за рубеж, помните, что с большой (прописной) буквы необходимо писать: