3.4 Организация мероприятий с журналистами

Традиционными формами информационного общения являются прежде всего пресс-конференции, брифинги, презентации, специальные мероприятия для журналистов.

Пресс-конференция - встреча представителей государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур с журналистами с целью информирования общественности по актуальным вопросам определенной тематики, привлечения внимания к решению какой-либо проблемы. Задача организации - предоставить СМИ на пресс-конференции фактографическую, проблемную и комментирующую информацию по конкретной проблеме. Пресс-конференция созывается при наличии яркого информационного повода (для демонстрации образцов, представления чего-либо, для высказывания по важной проблеме, интересующей и журналистов, для передачи «фоновой информации», «неофициально», но предупредить о неофициальности) и не используется только для распространения документов или информации, которые можно просто разослать по редакциям. Дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом возможности ее освещения утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. Главная тема пресс-конференции должна быть четко сформулирована. Компетентные штатные специалисты должны всегда быть готовы ответить на вопросы во время индивидуальной беседы по окончании пресс-конференции.

Брифинг - встреча представителей государственного учреждения с журналистами с целью изложения официальной точки зрения. Специфическими особенностями брифинга являются односторонний характер информационной деятельности, которая сводится к сообщению однозначных сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. Брифинг также характеризуется отсутствием комментариев, которое компенсируется получением информации «из первых рук».

К специальным мероприятиям для журналистов, или пресс-визитам, относятся посещения объектов организации, дни открытых дверей, пресс-туры. Имеет смысл отдельно отметить мероприятия, которые организуются для определенных целевых групп или широкой общественности, но на которых желательно присутствие журналистов (встречи, презентации, конференции, семинары, выставки, специально организованные мероприятия).

Презентацию иногда называют «пресс-конференцией плюс», поскольку структурная схема проведения пресс-конференции соблюдается при организации презентации. Отличительные особенности презентации заключаются в предоставлении «материализованной информации» - новых проектов, достижений, книг; и в том, что круг приглашенных на презентацию шире, чем только журналистский пул, и включает другие заитересованные группы (поэтому презентацию целесообразно отнести к формам информационного взаимодействия с широкой общественностью).

Специально организованные мероприятия - это оригинальные мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к ней и ее деятельности. Характерные особенности спецсобытия - определенная сенсационность формы «организации» и сценарии, оригинальность замысла исполнения, ориентация на ожидания, интересы и предпочтения публики. Это достигается масштабностью мероприятий, высокой степенью организационно-технического обеспечения. В силу своей неординарности специальные мероприятия способны создать единство места и времени действия и усилить стандартные инструменты воздействия.

При взаимодействии со СМИ, PR-подразделение имеет ряд прав, в случае искажения преднамеренного или нет публикуемой информации. PR-специалист может: отказаться давать интервью; отказаться отвечать на какой-то или на все вопросы; направить репортера к другому человеку или специалисту; просить предоставить время для подготовки; просить заранее предоставить вопросы или обсуждаемые темы; спрашивать, у кого еще берут интервью; сообщить редактору, если что-то передано неправильно; корректировать неверную терминологию. При взаимодействии с журналистами следует избегать: просьб прочитать/прослушать вам (ваше) статью/интервью до выхода; давать ответы на вопросы и затем говорить, что это - не для печати; говорить то, что не должно быть напечатано или транслировано; указывать журналистам, как писать статью; жаловаться на тривиальность вопросов.