Этика телефонных разговоров

1. Телефон является неотъемлемым атрибутом современного человека. Придерживаясь несложных правил ведения телефонных разговоров и учитывая при этом психологические особенности характера ваших собеседников, вы неизменно будете добиваться успеха в вашем дела. Служебный разговор по телефону обычно включает в себя такие элементы, как взаимные представления, введение собеседника в курс дела, обсуждение вопроса, заключение.

Услышав телефонный звонок, как можно быстрее снимите трубку, так как звонок является сильным слуховым раздражителем, мешает работать другим людям, отрицательно воздействует на нервную систему. Сняв трубку, тотчас же четко представьтесь или назовите свое учреждение, это поможет избавиться от ошибочных вызовов. После представления поприветствуйте абонента. Для последнего ответ по телефону создаст мнение не только о вас лично, но и обо всем учреждении в целом.

Старайтесь не начинать разговор с односложных слов типа «Да», «Слушаю». Начинайте приветствие со слов «Добрый день (утро, вечер)». Если представление сделано невнятно, клиенты зачастую прерывают разговор, решив, что ошиблись номером.

Отрицательное впечатление произведут на собеседника жаргонные выражения типа «Добро», «Идет», «Привет» и др. Неправильный тон в начале разговора способен повлиять на его эффективность, вызвав ответную реакцию собеседника. Акустической особенностью телефонного разговора является эффект зеркальности: если вы говорите тихо, то и отвечать вам будут вполголоса, напротив, если вы говорите громко, то и ответ тоже будет дан повышенным тоном.

2. При телефонном общении не употребляйте труднопроизносимые слова, говорите отчетливо, не торопясь, делайте паузы для внимательного выслушивания собеседника. Тональность речи должна быть от средней до низкой. Помните, что слова со сходными окончаниями или гласными могут по телефону звучать одинаково (например, пятнадцать и шестнадцать). Имена и фамилии, которые плохо воспринимаются на слух, нужно произносить по буквам.

Считается невежеством звонить по телефону по служебным делам после 22 часов.

Содержание телефонных разговоров не доверяйте только своей памяти: лучше записать хотя бы такие данные, как имена и фамилии, должность и место работы абонента, дату и время, номер телефона. Будьте осторожны при передаче служебной информации по телефону, подумайте, не является ли она конфиденциальной.

Недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии других сотрудников или посетителей. Для этих целей выберите подходящее время и сделайте разговор максимально кратким.

Никогда не снимайте телефонную трубку, если вы заняты. В противном случае вы будете вынуждены сказать клиенту что-то вроде: «Подождите минутку», а это создаст у него впечатление, что его проблемы безразличны фирме.

Не употребляйте категоричных утверждений и не навязывайте своих решений клиенту. Недопустимо, например, говорить: «Позвоните через час». Предоставьте клиенту право выбора.

Если возникает необходимость навести справку и отойти от телефона, то предупредите о продолжительности времени поиска. Лучше назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить, или предложить самому перезвонить в удобное для абонента время.

3. Если телефонный вызов переадресуется другому сотруднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество, должность и телефон. При переносе разговора на другое время необходимо назвать абоненту точное время, избегая неопределенных выражений типа «Позвоните во второй половине дня (завтра, на той неделе)» и т. п.

Нельзя класть трубку на рычаг аппарата, давая понять абоненту, что вы заняты (или идет совещание). Такой прием — свидетельство вашей низкой культуры и к тому же не дает желаемого результата, поскольку абонент будет звонить еще и еще, полагая, что неисправен аппарат. Правильным будет ответ: «Извините, идет совещание, позвоните минут через 20».

Старайтесь поддержать беседу с клиентом до тех пор, пока трубку не возьмет интересующий его сотрудник. Не молчите и не оставляйте ожидающеro клиента в неведении.

Если телефон зазвонил в разгар вашего веселого разговора с коллегами, не торопитесь брать трубку. Услышав обрывки вашего смеха, у клиента может создаться впечатление, что вы смеетесь именно над ним.

Вырабатывайте у себя привычку быть дружелюбным при ведении телефонных разговоров. Почему-то многие люди разговаривают по телефону грубо, хотя в личной беседе ведут себя вполне тактично.

Никогда не позволяйте себе раздражаться. Всегда относитесь к собеседнику с сочувствием и пониманием. Вашими главными принципами должны быть вежливость, доверительный тон, оптимизм. Придерживаясь их, вы всегда добьетесь того, что ваш собеседник поведет разговор в нужном вам тоне. Если, к примеру, он рассержен, то доброжелательный ответ по телефону может в корне изменить ситуацию.

4. Во время делового разговора не следует затрагивать здоровье родных и близких, выяснять погоду, вообще касаться тем, не имеющих отношения к решаемой проблеме.

Если вы звоните кому-либо на работу, то ждать ответа следует в течение отрезка времени, по длительности не превышающего четырех гудков. На работе человек, как правило, находится рядом с телефоном, и если он не берет трубку, то, следовательно, занят и не может ответить вам. При звонке домой подождать можно до пятого или шестого гудка, так как ваш знакомый может находиться в другой комнате и не способен быстро подойти к телефонному аппарату.

Большинство разговоров по телефону вполне можно уложить в три минуты — так называемый «европейский стандарт» телефонного разговора. Существует ряд правил подготовки телефонного разговора и такой его организации, которая помогает в оптимальное время получить максимум информации. В частности, нужно на календаре помечать, когда вы планируете разговор, с кем и на какую тему. На отдельном листке целесообразно набросать примерный план разговора. Важно четко себе представлять, каковы должны быть тон и стиль разговора, ибо это небезразлично для его результатов. На листке бумаги желательно перечислить фамилии, даты, цифры, которые могут понадобиться при беседе, чтобы не бегать за справкой и не заставлять собеседника ожидать вас. Надо выбрать оптимальное время, когда удобнее всего позвонить, не создавая человеку дополнительных трудностей. Нередко можно сэкономить много времени, если заранее известно, кто наиболее компетентен в интересующем вас вопросе.

5. Немаловажным является местоположение телефонного аппарата. Если он один и стоит в комнате, где работают несколько сотрудников, то наиболее правильным будет поочередно устанавливать его на каждый рабочий стол. Если в комнате сидят несколько сотрудников разного ранга, то телефон лучше ставить на стол самого младшего по должности. При наличии отдельного кабинета и отсутствии секретаря снимать трубку придется вам самому. Поэтому телефонный аппарат должен располагаться на расстоянии 30 — 40 см от вашего левого локтя (для правшей).

Своим абонентам желательно звонить во второй половине дня, дабы не сбивать их рабочего ритма, когда они с наибольшим успехом решают свои главные задачи (с 8 до 12 часов дня у человека повышенная работоспособность).

Если у вас есть секретарь, поручите ему помнить круг лиц и организаций, с которыми вас следует соединять в определенные часы и немедленно. Секретарь должен также знать характер вопросов, входящих в вашу компетенцию или в компетенцию других сотрудников вашей фирмы и направлять абонента к соответствующему сотруднику. Делегируйте ему право решать вопрос о том, целесообразно ли обращение абонента к вам с данным вопросом по телефону или же это лучше сделать при личной беседе.

Безусловным требованием телефонных разговоров должны быть четкость и оперативность. Особенно важно соблюдать пунктуальность при деловых переговорах. Ведь рабочее время у вашего собеседника может быть расписано по минутам, и, опоздав со звонком, вы нарушите все его расписание.

Надо знать, что, по правилам этикета, имеются такие случаи, когда не принято прибегать к услугам телефона. В частности, неловко по телефону благодарить за добрую услугу или дорогой подарок. Это лучше сделать лично. Неудобно поздравлять по телефону с днем рождения пожилого человека. Не принято также по телефону выражать соболезнование или приглашать к себе на свадьбу людей преклонного возраста. Лучше это сделать через письмо.

6. По сложившемуся этикету, при завершении разговора мужчина кладет трубку после того, как это сделала женщина. Молодой человек не должен завершать разговор раньше старшего по возрасту или по служебному положению.

Во время междугородного телефонного разговора назовите город, из которого звоните, затем себя и свое учреждение. После представления назови тех, кого и по какому вопросу требуется пригласить для разговора. Если нужный сотрудник отсутствует, повторите свои данные для записи и точно укажите, когда будете звонить снова. Начинать разговор нужно со слов: «Мне поручено...» или «Мы вынуждены обратиться...». Для международных переговоров особенно важны краткость (говорить только по существу), точность и четкость изложения вопроса. При заказе междугородного разговора необходимо учитывать разницу во времени. При передаче телефонограммы говорят: «Примите телефонограмму» и дают время собеседнику для подготовки всего необходимого для записи. Телефонограмму диктуют четко, не спеша, с паузами для записи. После записи просят повторить текст, исправляют ошибки, если они допущены. В конце называют фамилию передавшего телефонограмму, время передачи и номер телефона.

Статистически установлено, что наибольшее число телефонных разговоров в месяц приходится на декабрь и январь, а в течение дня — на понедельник.

Переговоры по международному телефону или внутри иностранных государств требуют знания некоторых существующих в той стране традиций, обычаев.

К примеру, англичане являются в свои фирмы и конторы ровно в 9.30, однако не любят, когда в это время звонит телефон. В начале рабочего дня они предпочитают заниматься бумагами или пьют кофе, собираясь с мыслями. До англичан трудно дозвониться и после 17.30, даже если они еще и на рабочих местах: с этого часа телефонистки в конторах отключаются. Бизнесменам с континента следует помнить: прежде чем звонить британским коллегам в конце рабочего дня, надо заранее выяснить, есть ли у тех прямая телефонная связь в кабинете. Обеденный перерыву англичан начинается в 13.00.

7. Французы, как и немцы, приступают к делам раньше британцев, но они намного чаще прерываются на «рабочие завтраки». Обеденный перерыв ,здесь начинается в 12.00. В Турции бизнесмены и служащие придерживаются примерно того же распорядка дня, что и британцы. В Италии проблема заключается в отсутствии государственных служащих на своих местах: чаще всего они работают с 8.00 до 14.00, а потом спокойно отправляются домой. Чтобы связаться с ними, звонить следует исключительно по утрам, а после полудня любые попытки бессмысленны. В Греции деловые люди, как правило, не звонят с 14 до 17 часов, поскольку в эти часы по традиции греки любят вздремнуть. Норвежцы приходят в свои фирмы в 8.00, а в 11.00 прерываются на ленч. Обедают же они в 17.00.

В Швейцарии начинают работать весьма рано. Цюрихские банкиры часто назначают встречи в 7.00, причем клиент должен прибыть на встречу пятью минутами раньше. У немцев рабочий день обычно заканчивается в 16.00.

В странах Запада обычно звонят по конкретному делу, и это неудивительно, ибо каждый разговор оплачивается пропорционально затраченному времени. Вводная часть беседы сведена до минимума. Поднимающий трубку не будет тратить время на пустые начальные восклицания, он четко назовет свою фамилию или учреждение. Тем же ответит и партнер на другом конце провода.

PART 8. Mexico

EXERCISE 1.

A. Check your understanding

Read and translate the text carefully looking up any new words in a dictionary. Then retell it.

1. to assign - давать задание, работу

2. an entourage - oкружение (фр.)

3. inflated - надутый, напыщенный

4. a gospel- истина, проповедь, евангелие

5. to trumpet - трубить