6.6 Підготовка і проведення публічного виступу (доповіді)

На якомусь етапі вашої ділової діяльності ви неминуче зіштовхнетеся з необхідністю робити усну доповідь (виступ). Можливо, це буде офіційна подія: захист дипломного проекту, виступ на конференції з науковим повідомленням, — але колись ви зіштовхнетеся з менш офіційними ситуаціями: виступ на навчальному семінарі, виступ перед колегами з науковим або діловим повідомленням і т.д.

Незалежно від того, у якій ситуації ви повинні робити доповідь, як часто ви зіштовхуєтеся з цією необхідністю, кількості слухачів, ви повинні мати деякі навички, що дозволяють зробити виступ більш ефективним. У цьому розділі розглянуто деякі загальні правила, використовуючи які ви можете поліпшити свою техніку публічного виступу.

Підготовка до виступу. До усіх виступів необхідно готуватися. Практично немає людей, що могли б успішно виступити зовсім без підготовки. Початок лежить у тому, щоб визначити, чому ви повинні робити доповідь і які цілі ви хочете досягти, зробивши його.

Вибір цілі. Ви повинні почати із з'ясування цілей аудиторії — що вона хотіла б почути, яку інформацію одержати, у якій формі. Не менш важливі і ваші цілі. Ви можете бажати від слухачів, щоб вони прийняли і погодилися з вашою точкою зору або щоб вони змінили свою думку або поведінку після прослуховування вашої доповіді. Ви можете просто бажати повідомити інформацію, дати інструкції або пояснення. Метою інструкційного виступу може бути і підвищення рівня знань аудиторії, що ви можете для цієї цілі попередньо протестувати питаннями або спонукуючи слухачів до розповіді про те, що вони бажають довідатися. Якщо ж це пояснювальний виступ, тоді ваша мета— поліпшити рівень розуміння ваших слухачів.

Коли ви чітко установили цілі виступу і з'ясували свої прагнення, необхідно, як наступну стадію процесу підготовки, визначити характер аудиторії.

Характер аудиторії. Ми вже підійшли до думки про те, наскільки важливо визначити розмір і структуру аудиторії в процесі підготовки до доповіді. Навички виступу для аудиторії, що складається з однієї людини, фактично ідентичні тим, що потрібні вам під час виступу для аудиторії, що складає 100 чоловік. Однак, якщо аудиторія менша й у слухачів є можливість безпосередньо включатися в хід виступу, потрібен трохи інший стиль виступу.

Якщо ви знаєте усіх, хто складає аудиторію, особисто, ви можете обрати менш офіційний стиль. Однак, якщо справа обстоїть інакше, і до того ж кожен слухач очікує від виступу чогось свого, ви повинні постаратися зробити виступ таким, щоб задовольнити всі різноманітні запити. При цьому корисно знати, хто ваші слухачі, рід їхніх занять, кваліфікацію, чому вони бажають навчитися. Добре мати уявлення і про те, який рівень підготовленості аудиторії до сприйняття розглянутого питання. Хто вони, професіонали або новачки? Це має бути враховано під час підготовки виступу.

Вибір теми. Приймаючи рішення з приводу специфіки теми, що обговорюватиметься, майте на увазі цілі виступу, рівень підготовки аудиторії, а також те, що вона бажає почути.

Визначення змісту виступу. Це найважливіший етап підготовки. Переконаєтеся, що ваш виступ за змістом:

• цікавий;

• відповідає тематиці зборів, конференції і т.д.;

• доступний для розуміння;

• враховує рівень ваших слухачів;

• укладається у відведений для вашої доповіді час;

• забезпечує досягнення цілей, що ви поставили перед собою.

Ви не повинні перевантажувати аудиторію інформацією, тому що за відведений вам час ви зможете розглянути лише кінцеве число питань. Якщо виступ дуже короткий, наприклад, кілька хвилин, тоді розглядайте тільки одне або два питання. Якщо ж виступ більш тривалий, то ви маєте більший простір для пояснень того, що ви хочете сказати.

Будьте завбачливі, не виступайте занадто довго, аудиторія, швидше за все, втратить уважність і запам'ятає лише малу частину сказаного. Якщо ви намагаєтеся охопити відразу кілька питань, необхідно установити і підкреслити між ними логічний зв'язок, так, щоб кожне питання випливало з попередніх. Необхідно заздалегідь продумати структуру виступу, у протилежному випадку воно не вдасться. Допоможе це зробити складання плану виступу.

Структура виступу. План, що допоможе вам структурувати ваш виступ, має на увазі розбивку виступу на 3 різні частини, кожній з яких має бути приділений необхідний час. Вони такі:

1. вступ;

2. розвиток аргументації;

3. висновок.

Під час вступа ви повинні:

• привітати аудиторію;

• представитися самому і представити тему, про яку говоритимете;

• пояснити цілі виступу (його призначення);

• коротко нагадати зміст попередніх частин, якщо дана доповідь є частиною серії виступів;

• пояснити, що ви збираєтеся сказати, а також те, як ви збираєтеся це робити;

• пояснити аудиторії, що вимагатиметься з її боку;

• сказати слухачам, коли вони зможуть задавати питання, під час виступу, або після закінчення.

Розвиток аргументації. Під час цієї частини доповіді ви повинні висунути й аргументувати основні ідеї вашого виступу в їхній логічній послідовності. Щоб переконати аудиторію в тому, що вони обґрунтовані, потрібно більше, ніж проста їхня констатація. Ви повинні підтримувати те, що говорите. Цього можна досягти декількома шляхами:

• завоювавши довіру аудиторії й установивши з нею контакт;

• забезпечивши логічну підтримку мови;

• використовуючи різні стилі і форми виступу;

• відповідаючи на запитання.

Завоювати довіру аудиторії й установити з нею контакт можна декількома способами або їх комбінацією. Головні з них такі:

• демонстрація глибокого знання і розуміння теми виступу;

• посилання на стосовні до справи авторитетні наукові джерела;

• визнання існування інших думок, щирість і чесність при їхній оцінці;

• спокій і впевненість протягом виступу;

• уміле використання навичок усного спілкування, міміки, жестів для встановлення контакту з аудиторією.

Ви підвищите шанси завоювати довіру ретельною підготовкою, а також якщо в процесі доповіді говоритимете емоційно і впевнено. Ентузіазм легко передається, і ви повинні постаратися передати його аудиторії. Для того, щоб переконати аудиторію в правильності ваших поглядів, ви можете скористатися декількома прийомами:

• послатися на подібні аналогічні ситуації. Це допоможе аудиторії зрозуміти суть пропозицій, тому що дозволяє зв'язати нові знання зі знайомими подібними ситуаціями;

• залучити приклади з вашого особистого досвіду. Включення однієї або двох особистих історій не тільки підкреслить справедливість і доречність ваших головних тез, але і підвищить інтерес до виступу, а також може допомогти аудиторії запам'ятати ваш виступ;

• навести огляд теоретичних і експериментальних досліджень. Матеріали, отримані іншими людьми, можуть підтвердити ваші пропозиції і зроблять вашу точку зору більш аргументованою;

• включити в доповідь цікаві цитати з авторитетних джерел;

♦ попросити аудиторію підтримати ваші висловлення. Якщо хто-небудь зі слухачів зможе підтримати вас, ґрунтуючись на власному досвіді, це підвищить довіру до ваших висловлень.

Крім того, приділіть особливу увагу структурі вашого виступу. Для успіху виступу потрібно вибрати найбільш раціональний стиль і форму. Нижче наведено найбільш часто використовувані форми виступів.

Відразу головна ідея. Використовуючи цю форму, ви відразу на початку виступу висловлюєте головне положення і потім, розвиваєте аргументи на його користь. Якщо ваш час обмежений — це найбільш прийнятний підхід, діловий і логічний. Цей метод не принесе успіху, якщо ваша аудиторія незнайома з деталями розглянутої ситуації або якщо ви не очікуєте негайної згоди з вашими пропозиціями.

Вибудовування аргументів. Цей стиль доповіді передбачає, що на початку ви описуєте загальну картину ситуації, даєте огляд інформації і деталей, а потім робите пропозицію. Надалі ви розвиваєте аргументацію на користь вашого твердження. Цей підхід буде плідним, якщо аудиторія мало знає про обговорювану тему, або коли ви очікуєте заперечення проти вашої пропозиції. Вам знадобиться більше часу для реалізації такої форми виступу і, крім того, ви повинні ретельно обміркувати аргументи і відібрати для розвитку найбільш вагомі і переконливі з них.

Обґрунтування вибору. Ця форма є різновидом попереднього методу і використовується в тому випадку, якщо доповідь присвячена вирішенню будь-якої проблеми. Вона полягає в тому, що доповідач вибирає критерії, що визначають найбільш підходяще рішення, потім пропонує ряд альтернативних рішень і робить їхню оцінку за зазначеними критеріями. Таким шляхом ви інформуєте аудиторію про альтернативні рішення, що ви розглянули, і вона розуміє, чому ви відкинули їх. Цей підхід плідний, якщо ви маєте у своєму розпорядженні час, достатній для викладу всіх аргументів. Однак успіх залежить від того, наскільки аудиторія згодна з вашими оцінками альтернативних рішень.

Інформування. Розглянуті вище форми доповідей використовуються в тому випадку, якщо ви намагаєтеся переконати аудиторію в чомусь. Інша ситуація виникає, коли вам необхідно просто інформувати аудиторію за будь-яким питанням. У цьому випадку особливо важливо вибрати таку структуру доповіді, що полегшить засвоєння інформації. Для цього можуть бути використані різні підходи. Перший з них полягає в тому, що інформація подається в хронологічному порядку. Такий підхід прийнятний, наприклад, у тому випадку, якщо ви постійно зустрічаєтеся з аудиторією і повідомляєте їй інформацію, що надійшла після останньої зустрічі.

Ви можете використовувати різновид хронологічного підходу, якщо ви інформуєте аудиторію про спосіб вирішення будь-якої задачі. У цьому випадку ви можете розділити задачу на окремі етапи і послідовно обговорити кожен етап, поки не буде побудована загальна картина. Ця форма корисна, коли для аудиторії важливо зрозуміти процес вирішення задачі.

Ще одна форма — це причинно-наслідковий підхід. Вона полягає у тому, що спочатку ви обговорюєте причини будь-якого явища, а потім аналізуєте їх ефект.

Інший метод може бути застосований під час обговорення складної теми. Розуміння складної проблеми буде краще, якщо ви почнете виклад з відносно легкого рівня і потім послідовно переходитиме до усе більш складних питань. Важливо бути упевненим, що аудиторія зрозуміла ваші пояснення і готова до переходу на рівень більшої складності.

Незалежно від форми доповіді ви повинні приділити особливу увагу організації ключових ідей вашого виступу. Розділите повідомлення на логічно завершені частини, розглянете їхній взаємозв'язок і виберіть найбільш переконливий порядок їхнього викладу. Після цього складіть план виступу.

Прийоми зв'язного викладу матеріалу. Вміння підкреслити зв'язок різних частин доповіді дуже важливо для успіху, тому що робить структуру доповіді більш зрозумілою і дозволяє аудиторії стежити за розвитком аргументації, знати план подальшого викладу матеріалу.

Після завершення викладу будь-якої частини доповіді, підбийте короткий підсумок, зробіть висновки, дуже коротко нагадаєте слухачам, що ви хотіли сказати в цій частині. Потім познайомте слухачів із планом і цілями тієї частини доповіді, до викладу якої ви переходите. Наприклад, це можна зробити в такий спосіб:

• «Отже, підводячи підсумок, можна зробити такі висновки... Тепер ми перейдемо до розгляду..., при цьому наше завдання полягає в...».

• «Ми розглянемо з вами.... Тепер я хочу залучити вашу увагу до..., для цього я викладу вам...».

Крім того, щоб зробити структуру доповіді більш зрозумілою і наочною, ви можете використовувати роздавальний матеріал із стислим планом доповіді, використовувати для цієї цілі плакат або проекційну апаратуру. Важливу роль у структуруванні відіграє голос: виділяйте важливі місця зміною темпу мови, акцентуйте окремі слова, повторюйте ключові фрази.

Отже, успіх вашої доповіді визначатиметься, насамперед, його змістом, умінням чітко і переконливо викладати ключові ідеї, навичками застосування технічних прийомів, у тому числі і таких, як роздача коротких тез, використання дошки і проектора.

Відповіді на запитання. Обмірковуючи зміст доповіді, вибираючи форму викладу, ви повинні не забувати про відповіді на запитання.

На деякому етапі доповіді, іноді після найважливіших його частин, або наприкінці ви повинні запропонувати аудиторії задавати запитання. Запитання можуть стосуватися окремих тверджень вашої доповіді, вимагати уточнень, додаткової аргументації і т.д. Але незалежно від змісту питань, необхідно дотримувати наступних правил.

- Ви повинні вітати і заохочувати запитання: вони не тільки показують, що аудиторія слухала уважно і зацікавилася вашою доповіддю, але і дають можливість виявити сферу інтересів аудиторії. Обов'язково повторите питання для аудиторії, дуже часто слухачі задають його тихим голосом.

- Намагайтеся відповісти на всі запитання. Не ігноруйте деякі питання, віддаючи перевагу іншим, тому що це зменшить довіру до вас з боку аудиторії. Намагайтеся давати чіткі, визначені, короткі відповіді. Тоді ви зможете відповісти на більшу кількість запитань за обмежений час.

- Якщо ви не можете відповісти на запитання — скажіть про це прямо. Це краще, ніж ухилятися від відповіді або дати неправильну відповідь. Ви можете попросити відповісти на запитання кого-небудь зі слухачів, хто має необхідний досвід або інформацію.

- Якщо ви не змогли відповісти на запитання, скажіть, що підготуєте відповідь і повідомите про це на наступній зустрічі або перед нею. Обов'язково підготуйтеся і зробіть усе можливе, щоб слухач, котрий задав запитання, одержав відповідь у будь-якій формі: особисто, за телефоном, письмово і т.д.

- Ніколи не говоріть, що питання дурне, не відноситься до справи, не цікаве і т.д. — ви втратите аудиторію.

- Якщо один зі слухачів домінує при завданні питань, придушуючи інших, чемно скажіть йому, що ви хотіли б надати можливість задати запитання всім слухачам, а з ним готові зустрітися й обговорити питання після доповіді.

- Якщо час, відведений для запитань, підходить до кінця, попереджуйте про це аудиторію, наприклад, у такій формі: «Я шкодую, але в нас залишилося часу не більш, ніж на 2 запитання».

Закінчення доповіді. Остання частина вашої доповіді — це висновок. Він має такі цілі: відповісти на питання, що можуть виникнути в слухачів; підбити підсумок вашого виступу; зробити акцент на ключових пунктах аргументації; обрисувати план наступних дій. Не робіть огляду нових матеріалів у висновку, а тільки повертайтеся до тих ключових моментів, що були розглянуті у виступі. Зверніть увагу аудиторії на ті цілі, що були поставлені вами на початку доповіді і спробуйте назвати міри, що приведуть до їх досягнення. Роблячи це, задавайте слухачам питання риторичні, типу:

«Тепер, коли ви прослухали мій виступ, задумайтеся, що означає для вас навчання діловим навичкам? Як це може сприяти вашій майбутній кар'єрі?»

Якщо ви добре підготували і продумали свій виступ, такий висновок приведе до його успішного закінчення. Тоді усе, що потрібно зробити — це подякувати аудиторії за зроблену увагу, за присутність, участь і виявлений інтерес.

Використання технічних засобів. Поряд із глибоким змістом, логічною структурою, що відповідає формою ви повинні збудити інтерес слухачів, зробити вашу доповідь привабливою і зручною для сприйняття.

Пам’ятайте, що аудиторія складається з індивідуумів. Якщо ви знаєте їхні імена, звертайтеся до них за іменами, підтримуйте контакт очима, причому не з одною людиною, а з всією аудиторією. Використовуйте жести, міміку, образні вираження, порівняння, метафори, гумор. В останньому випадку будьте обережні: ніколи не використовуйте жартів, що можуть скривдити аудиторію або дискредитувати тему доповіді.

Велику роль у підвищенні успіху доповіді відіграють візуальні технічні засоби, які можна розділити на безпосередні і проекційні.

Безпосередні візуальні засоби — це такі пристосування, на яких лектор формує інформацію у візуальній формі в процесі виступу. До них відносяться традиційні крейдові або спеціальні фломастерні дошки і деякі види проекторів, що дозволяють писати на спеціальних плівках. Ці засоби можна використовувати для таких цілей:

• демонстрації даних у вигляді таблиць, графіків, діаграм для полегшення розуміння матеріалу;

• запису ключових слів і фраз, як допомоги для розуміння структури доповіді;

• запису висновків;

• проведення обчислень;

• демонстрації схем, малюнків і т.д.

Усе, що ви записуватимете під час доповіді, має бути продуманим і складеним під час його підготовки, а не імпровізуватися в його процесі. При цьому бажано дотримуватись таких правил:

• текстова інформація має бути простою - тільки кілька ключових слів;

• для подання інформації використовуйте сумісні кольори фломастерів або крейд;

• використовуйте тільки такі ілюстрації, що наочні, легко і без великих витрат часу можуть бути намальовані або записані;

• не давайте багато візуальної інформації за один раз, обов'язково записуйте інформацію, що важко сприймається на слух;

• пишіть крупно, щоб усі слухачі чітко бачили написане;

• записуйте ту інформацію, до якої звертатиметесь багаторазово. Протягом доповіді всякий раз залучайте до неї увагу слухачів;

• не заслоняйте візуальний засіб;

• говоріть обличчям до аудиторії, а не до дошки.

На додаток до описаних засобів візуалізації інформації лектор може використовувати прилади, моделі що діють і т.д.

Проекційні засоби. Ці технічні засоби призначені для проекції візуальної інформації на екрані із заздалегідь підготовлених слайдів або спеціальних плівок. Перевага цих технічних засобів в тому, що можна регулювати ступінь збільшення зображення, а отже, використовувати їх у великих аудиторіях. Крім того, інформація підготовлена заздалегідь і зменшуються нераціональні витрати часу на її запис під час доповіді.

Успішне використання проекційних засобів можливе тільки за умови правильно підготовлених слайдів. Візьміть до відома такі поради:

• кожен слайд повинний бути присвячений тільки одному питанню. У кожному рядку має бути не більше 6-7 слів. Кількість рядків на одному слайді не має перевищувати 10;

• використовуйте кольори, що сполучаються;

• мінімальна висота букв на слайді має бути 6 мм;

• графіки і діаграми більш наочні, ніж таблиці.

Крім того, пам’ятайте що:

• інформація на екрані має бути видна усім без винятку слухачам;

• візуальна інформація має підкріплювати вашу мову, а не навпаки. Не перетворюйте свою доповідь у просте коментування слайдів;

• зменшуйте освітленість аудиторії при демонстрації слайдів, але не виключайте світло зовсім;

• обов'язково перевірте працездатність і якість технічних засобів до початку доповіді;

• запам'ятаєте порядок слайдів, так щоб знати зміст кожного з них. Це виключить необхідність тривалого розглядання екрана;

• не використовуйте занадто багато слайдів, це робить доповідь монотонною, це стомлює аудиторію.

Використання риторичних питань. Риторичні запитання, тобто запитання, що не вимагають прямої відповіді, використовуються для активізації аудиторії. Вони повинні звернутись до всіх слухачів і, як правило, початись зі слів «Що...», «Чому...», «Як...», «Де...». Ціль риторичних питань — спонукати слухачів обміркувати питання або заінтригувати них. Питання мають бути чітко сформульовані, легкі для розуміння і відповіді. Ні в якому разі не задавайте запитань, що призведуть до того, що слухачі відчують себе непідготовленими або дурними. Складання плану виступу. Це обов'язковий етап підготовки виступу. План за формою має бути зручним для вас і для використання в процесі доповіді. Але, незалежно від форми, план має містити:

• перелік основних розділів доповіді;

• вашу оцінку тривалості кожного розділу;

• основні тези кожного розділу і час на їх виклад;

• перелік ілюстративного матеріалу із зазначенням моментів його подання.

Такий план допоможе вам не упускати нічого з того, що ви збиралися викласти, а також чітко контролювати час на кожному етапі доповіді.

Виступ. Виконання описаних вище рекомендацій є необхідною умовою успішної доповіді. Разом з цим дуже багато залежить від його викладу на публіці. Скористайтеся для цього вашими навичками усного мовлення, уважно поставтеся до свого зовнішнього вигляду, контролюйте жести, міміку. Не захоплюйтеся власною мовою, уважно спостерігайте за аудиторією. Якщо слухачі відводять очі, розмовляють між собою, читають або відверто сплять — це сигнали втрати контакту з аудиторією, зниження уваги й інтересу до доповіді. Застосуйте заходи до того, щоб повернути увагу.

Будьте готові до того, що під час доповіді можуть виникнути перешкоди: хтось спізнився або іде, сторонній шум, перебої зі світлом, несправність технічних засобів. Заздалегідь продумайте свою реакцію, будьте спокійним, упевненим у собі лідером аудиторії.

На закінчення відзначимо, що розвиток навичок виступів вимагає практики. Не уникайте публічних виступів, прагніть до них, і ви досягнете успіху.